Principe

B2Box vous permet de diffuser simplement vos documents et de consulter le suivi. Une liste des documents transmis avec indices est générée, au fur et à mesure que vous déposez et envoyez vos fichiers.

Utilisateurs

• Administrateur: Souscrit un abonnement, peut créer un dossier et sélectionner les collaborateurs.
• Collaborateur: Invité par l'administrateur, peut gérer les contacts d'un dossier.
• Invité: Invité sur un dossier, peut recevoir et envoyer des fichiers.

Souscrire un abonnement

Pour créer un dossier et sélectionner vos collaborateurs vous devez souscrire un abonnement. Veuillez vous connecter et aller en haut à droite sur "Mon compte" et cliquez sur "Mon abonnement".

Vos collaborateurs

1. Veuillez vous connecter en tant qu'administrateur.
2. Allez en haut à droite sur "Mon compte" et cliquez sur "Mes collaborateurs".
3. Invitez vos collaborateurs.
4. Cliquez sur un collaborateur validé pour lui attribuer un ou des dossiers.
5. Cliquez sur un dossier pour attribuer un ou plusieurs collaborateurs.

Créer un dossier

1. Veuillez vous connecter en tant qu'administrateur.
2. Depuis le menu "Mes Dossiers" cliquez sur "Nouveau".
3. Entrez le nom de votre dossier. En option, vous pouvez entrer plusieurs champs personnalisés.
4. Attribuez le dossier à vos collaborateurs afin qu'ils puissent utiliser les fonctionnalités du logiciel.
5. Cliquez sur "Enregistrer".

Déposer un fichier

1. Veuillez vous connecter.
2. Depuis le menu "Mes Dossiers" ou "Dossiers invités" cliquez sur un dossier.
3. Cliquez sur "Déposer".
4. Vous pouvez soit glisser-déposer vos fichiers directement ou cliquer sur "Choisir fichiers".
5. Une fois le fichier chargé, vous devez le référencer. S'il s'agit de votre premier fichier, veuillez choisir "Nouveau" et entrer les indications détaillées souhaitées.
6. Vous pouvez déposer différentes versions (avec indices) d'un fichier en choisissant "Suivi avec indice".
7. Cliquez sur "Valider".

Envoyer un fichier

Remarque: Vous devez avoir déposé votre fichier préalablement.

1. Veuillez vous connecter.
2. Depuis le menu "Mes Dossiers" ou "Dossiers invités" cliquez sur un dossier.
3. Cliquez sur "Envoyer".
4. Veuillez choisir un contact ou entrer une adresse mail et cliquer sur "Inviter". Chaque personne invitée a accès au dossier dans ses "Dossiers invités" et accède à ses propres fichiers déposés, envoyés et reçus.
5. Veuillez choisir un fichier déposé.
6. Vous pouvez entrer un message et une signature. Vous pouvez enregistrer votre message et une signature dans un modèle.
7. Cliquez sur "Envoyer".

Gestion des contacts

1. Veuillez vous connecter en tant qu'administrateur ou collaborateur.
2. Depuis le menu "Mes Dossiers" cliquez sur un dossier.
3. Cliquez sur "Contacts".
4. Invitez vos contacts, entrez une adresse mail et cliquez sur "Inviter".
5. Vous pouvez créer des groupes d'envoi, veuillez glisser-déposer vos contacts dans un groupe.
6. Cliquez sur "Valider" pour envoyer vos invitations.