La plateforme b2box vous permet de transmettre des fichiers entre utilisateurs regroupés dans une affaire.
Vous déposez, envoyez et recevez des fichiers en conservant l'historique sous forme de listes générées automatiquement.
Souscrivez un abonnement pour utiliser la b2box en tant que chef administrateur.
Les fichiers sont organisés en 2 types : plans et documents.
Chacun de ces types est réparti en 3 listes : dépôts, envois, et réceptions.
Ces listes se présentent sous forme de tableaux qui donnent une vision d'ensemble des actions.
Les fichiers sont téléchargeables directement avec le symbole dans toutes les listes.
Les cadres mettent en évidence le dernier fichier de la référence.
Pour avoir plus d'informations sur le fichier ou pour pouvoir le modifier, cliquez sur la date ou sur la référence du fichier.
Dans les tableaux, les lignes indiquent les différents fichiers, et les colonnes indiquent les mises à jour des fichiers (Indices ou versions).
Toutes les listes peuvent être téléchargées au format PDF avec le bouton « Télécharger la liste ».
Les contacts sont regroupés par leur entreprise. Les fichiers déposés, envoyés ou reçus individuellement sont visibles et accessibles par l'ensemble des contacts de l'entreprise.
Cette liste regroupe tous les fichiers que vous avez déposés, qu'ils aient été envoyés ou non. Les dates du tableau vous indiquent le jour où le fichier a été déposé.
Cette liste montre l'ensemble de vos dépôts et permet la visualisation de tous les fichiers que vous avez envoyés.
Vous devez d'abord sélectionner une personne/entreprise dans la colonne « Reçu par ».
Cochez la case « Nouveau » et complétez les informations demandées. Les champs « Phases » et « Tags » doivent obligatoirement être complétés
Pour une nouvelle version d'un fichier (nouvelle colonne dans le tableau) : Cochez « Suivi avec indice » et sélectionnez le fichier de référence.
Pour envoyer des fichiers à une seule personne ou entreprise, vous pouvez aussi utiliser directement la liste « Envois » :
Lorsque quelqu'un vous envoie un/des fichier(s), vous êtes informé par mail avec un lien qui vous permet de télécharger les fichiers reçus.
Vous pouvez également accéder aux fichiers reçus depuis la b2box :
Lorsque des fichiers d'une affaire sont en attente de téléchargement, une pastille indiquant le nombre est visible dans les affaires et les listes concernées.
Vous pouvez aussi télécharger les fichiers séparément depuis la liste « Réceptions » en cliquant sur le symbole.
Il y a deux façons d'inviter une nouvelle personne sur une affaire.
Par « Contacts » puis « Gestion des contacts » ou depuis la page « Envoyer » :
Vous pouvez relancer une invitation à une personne par le bouton « Renvoyer l'invitation » sur la page « Gestion des contacts »
Les entreprises sont classées par CFC. Si tous les membres d'une entreprise sont inactifs, elle s'affiche en bas de la liste.
Un invité inactif n'a plus accès à b2box pour cette affaire.
Créez, éditer ou supprimer des phases dans « Paramètres » puis « Phases ». Organisez l'ordre des phases avec les flèches sous « Déplacer ».
Cliquez sur « Demande de compte administrateur » sur la page de connexion et suivez les instructions par mail... à suivre...
Ajoutez de nouveaux collaborateurs, rendez-les actifs ou non.
Un collaborateur inactif n'a plus accès à la b2box pour toutes les affaires.
Pour retirer ou ajouter un collaborateur sur une affaire, voir gérer vos affaires.
Il est possible de créer une nouvelle affaire ou d'éditer des affaires existantes :
Les champs « Nom de l'affaire », « Objet » et « Maître d'ouvrage » sont visibles partout et en tout temps dans chaque affaire y compris dans les listes, bulletins d'envois et mails.
Les collaborateurs sélectionnés ont accès à l'affaire.
La présentation de b2box utilise la couleur choisie.
Lors de la création d'une affaire il est possible d'importer les filtres, phases, échelles et formats préenregistrés en cochant les cases correspondantes. Cliquez sur le « i » pour les visualiser.